7 razones por las que la videoconferencia es una importante herramienta para reuniones

¿Por qué nos comunicamos con sistemas de videoconferencia? ¿Se debe a que ofrecen indicaciones visuales que solo vemos cuando tenemos una conversación en persona? ¿Quizás es la comodidad de charlar con alguien de cualquier lugar del mundo sin tener que viajar? Independientemente de ello, estamos experimentando un enorme salto en el uso de las comunicaciones remotas por parte del personal.

En esta guía, hemos compartido 7 ventajas clave de las videoconferencias que tienen una gran repercursión en las relaciones empresariales y en la productividad en general. Esperamos que esta guía le ayude a entender por qué la incorporación del vídeo es tan importante para una comunicación eficaz y puede ser un buen recurso para su organización.

Un sistema de videoconferencia facilita la celebración de reuniones en las que todo el equipo puede participar. La capacidad de establecer un chat con varias personas independientemente de su ubicación es una forma excelente de reunir a equipos dispares y forjar una conexión más profunda.

La confianza se genera más rápidamente en una videoconferencia que en una llamada de audio. Cuando se encuentra con alguien cara a cara, ve su sonrisa y reacciona a su lenguaje corporal, se le conoce en un nivel mucho más profundo. Puede relajarse cuando ve cómo reacciona la otra parte, por lo que la interacción resulta mucho menos forzada. En resumen, la videoconferencia pone una cara (y una voz) a un nombre.

Los seres humanos retienen mucho mejor la información visual que la información auditiva. Los estudios han demostrado que solo el 7 % de la comunicación es verbal (es decir, el contenido de sus palabras), mientras que su inflexión vocal constituye el 38 % y las señales no verbales constituyen el 55 %. Con una videoconferencia, puede ver el lenguaje corporal, los gestos y las expresiones faciales de la otra persona, entre muchas otras cosas.

La adición de vídeo a una conferencia telefónica también puede ayudar a aumentar la productividad. Su estilo de conversación humanizado puede evitar que los participantes tengan las distracciones que se producirían si fuera una llamada de audio, como, por ejemplo, consultar el correo electrónico. Debido a que se iniciará su protocolo normal y se le animará a mantener el contacto visual con la otra persona, se centrará más en la conversación y reconocerá mejor las necesidades inmediatas de la otra persona.

Reunir a su equipo en persona puede añadir grandes gastos a la organización. La realización de una conferencia en persona puede requerir vuelos, alojamiento y otros gastos. Además, los empleados se alejan de sus tareas diarias durante un periodo de tiempo. La videoconferencia permite a los equipos conectarse fácilmente y con la frecuencia que necesiten. Con las tecnologías actuales, las videoconferencias pueden parecer tan naturales como las comunicaciones en persona.

Los sistemas de videoconferencias más recientes ofrecen funciones adicionales que un teléfono para conferencias simplemente no puede igualar. Compartir diapositivas, establecer encuestas y colaborar en directo en un documento son solo algunas de las herramientas habituales que ofrece el software de videoconferencias. Estas incorporaciones permiten una conversación más natural y proporcionan una mayor implicación de los participantes.

Como hemos mencionado anteriormente, las videoconferencias ahorran mucho tiempo que normalmente se emplearía en concertar citas y viajar. Gracias a la flexibilidad y facilidad de las videoconferencias, podrá celebrar reuniones improvisadas tan pronto como ambas partes inicien sesión en su software de conferencias. Esto le permite ir al grano, sin las formalidades habituales que ocupan los primeros 10-15 minutos de una conferencia "oficial" programada previamente. Cuando todo el mundo está en sintonía, puede centrarse en compartir ideas y resolver problemas, en lugar de perder el tiempo.